Dans la conjoncture économique actuelle, la plupart des sociétés est concentrée sur la réduction des coûts, la gestion des documents n’y échappe pas. Ainsi, vous savez parfaitement que l’affranchissement à lui seul représente souvent près de 60% de votre facture éditique. Bien que depuis longtemps, vos entreprises aient apporté un soin tout particulier à la mise en place des techniques de tri-regroupement pour réduire la facture d’expédition, ou dans le déploiement de la dématérialisation pour abaisser ces coûts de manière substantielle, il reste des voies à explorer.

Xplor se propose de présenter une synthèse des moyens d’économie en analysant les différentes natures de gains possibles. S’appuyant sur une méthodologie d’analyse des processus, Jean-Marc Jagou vous exposera comment il est possible d’optimiser une gestion des documents au sein de votre entreprise et en diminuer drastiquement les coûts.

Enfin, le retour d’expérience de certains de nos membres en provenance des métiers de l’assurance, des services financiers, de la banque ou encore de l’administration vous apportera un éclairage des meilleures pratiques en usage. Nous tiendrons compte tout particulièrement du développement durable qui également est source de bénéfices.

Les étapes du processus de traçabilité :
• Réception et tri des objets
• Enregistrement et organisation des tournées
• Distribution des objets de la tournée
• Reporting

Les Enjeux :
• Limpidité du flux des plis vers les destinataires
• Garantie de service, au profit des élus, personnel du CR…
• Garantie de l’intégrité des documents délivrés
• Economie de moyens et d’énergie pour les agents
• Maintien d’une bonne « image de marque » des Services et de votre entreprise

Les bénéfices :
• La réduction de votre risque, sur l'aspect transfert de responsabilité juridique par rapport à vos clients
• L'amélioration de la qualité du service à destination des clients, grâce à la traçabilité intégrale, à l'archivage des informations, et au reporting personnalisé.
• Vos clients pourront ainsi gérer les litiges par rapport aux informations de traçabilité mises à disposition
• Un gain de temps et de productivité important sur le traitement des courriers
• La réduction de 50 % de vos taches administratives : les informations ne sont saisies qu’une seul fois, le reporting et les tableaux de bord sont automatiques
• La dématérialisation de vos documents de distribution permet le «zéro papier »
• La réduction, jusqu’ a 15 %, des temps de distribution, grâce a l’ordonnancement de la tournée